Privacybeleid

PRIVACY & COOKIE VERKLARING INTERMAIL B.V.

Welkom op de privacy & cookie verklaring van Intermail B.V. (hierna aangeduid als Intermail, wij, ons en onze). Wij respecteren uw privacy en zijn vastberaden uw persoonsgegevens goed te beschermen.

In deze privacy & cookie verklaring informeren wij u over de persoonsgegevens die wij verwerken in onze rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG). Verder bevat deze verklaring informatie over welke (type) cookies wij plaatsen.

Het is belangrijk dat u deze privacy & cookie verklaring goed doorleest. Aangezien wij deze privacy & cookies verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen, raden wij u aan om deze webpagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen.

In geval wij uw persoonsgegevens voor een andere verwerking willen gebruiken dan beschreven in deze privacy & cookies verklaring, dan zullen wij u hierover uiteraard vooraf actief informeren.

PRIVACY

1. Wie zijn wij?

Wij zijn Intermail B.V., gevestigd aan de Westerdreef 3, 2152 CS in Nieuw-Vennep. U kunt ons verder per e-mail bereiken op info@intermail.nl of telefonisch op: 0252 – 67 38 66.

2. Wat betekenen al die termen uit de AVG?

De AVG bevat tal van definities waarvan wij de belangrijkste even voor u zullen uitleggen:

  • persoonsgegevens: alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene), waaronder u, kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. U kunt hierbij denken aan namen, adressen, telefoonnummers, financiële gegevens en IP-adressen.
  • verwerken: alle handelingen ten aanzien van persoonsgegevens zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
  • verwerkingsverantwoordelijke: een (rechts)persoon, zoals wij, die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  • verwerker: een (rechts)persoon, die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals wij, persoonsgegevens verwerkt;

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn onder andere:

  • uw voor- en achternaam, titel, geslacht, nationaliteit het bedrijf waar u werkt of uw functie,
  • contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
  • bedrijfs- en financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, KvK nummer en Btw nummer;
  • technische gegevens, zoals uw IP-adres, gegevens over het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
  • persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens; en
  • alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

4. Op welke manier verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens op meerdere manieren, maar met name van u zelf. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als u ons op eigen titel of namens uw bedrijf een opdracht voor dienstverlening geeft, bijvoorbeeld via de knop op onze website om een offerte op te vragen, als u onze website bezoekt, een (contact)formulier op onze website invult, ons een e-mail stuurt, bij ons solliciteert of uw visitekaartje aan een van onze mensen geeft.

Verder verzamelen wij persoonsgegevens door het raadplegen van registers (bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel), websites en andere openbare bronnen.

5. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Als uw partner in print en mail hebben wij uw persoonsgegevens nodig om de best mogelijke dienstverlening te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Dienstverlening
    Wij verwerken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de ten behoeve van u of uw bedrijf uitgevoerde diensten, waaronder het printen, sorteren, couverteren en/of sealen van producten.
  • Marketing- en acquisitieve doeleinden
    Om onze kring van (potentiële) klanten, partners en leveranciers te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met informatie waarvan wij denken dat deze interessant kan zijn voor u of uw bedrijf, waaronder nieuws, aanbiedingen of uitnodigingen voor evenementen.
  • Gebruik en verbetering van onze website
    Op onze website kunt u uw interesse in onze dienstverlening kenbaar maken via een contactformulier of zelfs een offerte opvragen. Om het gebruik(sgemak) van de verschillende onderdelen van onze website te volgen en waar nodig te verbeteren, verzamelen en analyseren wij het surfgedrag van de bezoekers op onze website.
  • Klanttevredenheidsonderzoeken

Uiteraard vinden wij het belangrijk om van u te horen wat u van onze dienstverlening vindt. Daarom kunnen wij u na afronding van de dienstverlening of tijdens een langlopende samenwerking uitnodigen een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen. In principe doen wij dit maximaal één keer per jaar.
  • Sollicitaties

Als u bij ons solliciteert, dienen wij uiteraard over uw persoonsgegevens te beschikken om uw sollicitatie te kunnen behandelen. De persoonsgegevens die u met ons deelt via e-mail en in (telefoon)gesprekken bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u ons toestemming geeft de gegevens langer te bewaren ten behoeve van een eventuele propositie in de toekomst.

  • Toegangscontrole en beveiliging

Bij het bezoek van een van onze vestigingen noteren wij uw voor- en achternaam, het nummer van uw identiteitsbewijs en het bedrijf waarvoor u werkt. Wij doen dit enerzijds met het oog op de toepasselijke certificering van ons bedrijf op grond waarvan wij onbevoegden toegang tot ons bedrijf moeten ontzeggen. Anderzijds doen wij dit om ervoor te zorgen dat wij in geval van calamiteiten weten wie bij ons in de vestigingen aanwezig zijn.

Met dezelfde doelen worden op onze vestiging aan de Pesetaweg 34 in Nieuw-Vennep bij de entree en de plaats waar goederen worden geladen en gelost camerabeelden gemaakt. Deze beelden worden gedurende een termijn van maximaal dertig (30) dagen opgeslagen op de recorder en vervolgens weer overschreven.

6. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Op grond van de AVG mogen wij uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een grondslag bestaat. Onze verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende grondslagen uit de AVG:

  • Voor de voorbereiding of uitvoering van een met u of het bedrijf waarvoor uw werkt gesloten overeenkomst;
  • Met uw toestemming; en/of
  • Vanwege een gerechtvaardigd belang, waarbij we ons belang tegen uw belang op bescherming van uw gegevens zorgvuldig hebben afgewogen.

Voor zover de verwerking geschiedt met uw toestemming bent u te allen tijde gerechtigd deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming doet echter geen afbreuk aan de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van deze toestemming vóór de intrekking daarvan.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

In sommige gevallen kan nodig het zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn:

  • Indien wij om onze diensten te kunnen verlenen bepaalde gegevens zullen moeten delen met de postbedrijven ter verzending van de geprinte stukken; en
  • Doordat wij externe leveranciers inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacy & cookie verklaring, zoals onze IT leveranciers, ontwerpers en drukkers.

Ten aanzien van deze derde partijen aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken, kunnen zich twee situaties voordoen:

  • de derde partij is zelf ook verwerkingsverantwoordelijke en dus zelf verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens.
  • de derde partij heeft te gelden als verwerker van Intermail in welk geval wij een verwerkersovereenkomst sluiten met deze derde partij die voldoet aan de voorwaarden die de AVG daaraan stelt. In geval deze verwerkers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte in een land zonder passend beschermingsniveau, dan zal onze verwerkersovereenkomst met deze derde partij passende waarborgen bevatten die dienen te worden getroffen om een voldoende hoog beschermingsniveau te bieden. Veelal zullen deze waarborgen eruit bestaan dat wij met de verwerker de door de Europese Commissie vastgestelde zogenaamde standaard contractbepalingen zullen overeenkomen.

Verder verzamelen wij door middel van Google Analytics het surfgedrag van onze websitebezoekers om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren . Wij doen dit echter op een privacy vriendelijke manier: wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten, uw IP-adres wordt geanonimiseerd en wij delen uw persoonsgegevens niet met Google.

8. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld en vastgelegd.

Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht dan houden wij die termijnen aan. Zo moeten wij op basis van bijvoorbeeld fiscale wetgeving factuur-, betaal- en bestelgegevens gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Voor eventuele schadeclaims zullen wij bepaalde gegevens soms nog langer moeten bewaren.

9. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Dit wordt ook in het kader van onze ISO 27001 certificering regelmatig getoetst.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens bij Intermail neemt u dan contact met ons op via info@intermail.nl.

10. Welke rechten heeft u als betrokkene?

Als betrokkene kunt u de persoonsgegevens die wij van u verwerken in onze rol als verwerkingsverantwoordelijk inzien.

Daarnaast heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs te laten verwijderen indien de persoonsgegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet (waaronder de AVG en de Uitvoeringswet AVG) aan uw verzoek tegemoet kunnen komen.

Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke of contractuele verplichtingen te voldoen. Wij zullen u uiteraard gemotiveerd informeren indien wij aan een bepaald verzoek geen gehoor geven of kunnen geven.

Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Hoe kunt u ons bereiken?

Indien u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens of misbreuk vermoedt, dan kunt u per e-mail contact met ons opnemen op: info@intermail.nl, per post op adres: Intermail B.V., Westerdreef 3, 2152 CS Nieuw-Vennep of telefonisch op: 0252 – 67 38 66.

COOKIES

12. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine (tekst)bestandjes die bij het gebruik van onze website worden meegestuurd en die uw computer of mobiele apparaat opslaat. Naast de cookies die Intermail meestuurt kunnen ook derden via onze website cookies op uw apparatuur plaatsen.

13. Welke cookies worden gebruikt op deze website?

Wij maken gebruik van verschillende soorten cookies. Deze soorten cookies (waaronder die van derden) worden hieronder uitgelegd:

  • Functionele cookies

Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website goed functioneert en vergroten het gebruiksgemak. Hierbij valt te denken aan cookies die detecteren dat u de website bezoekt vanaf een mobiel apparaat en het formaat daarop aanpassen en cookies die uw gegevens opslaan zodat u deze niet telkens opnieuw hoeft in te vullen.

  • Analytische cookies
    Om onze website verder te kunnen verbeteren en waar nodig aan te passen, gebruiken wij analytische cookies. Door deze analytische cookie kunnen wij bijvoorbeeld inzichtelijk krijgen hoe, wanneer en waarmee u onze website gebruikt. Hiervoor gebruiken wij Google Analytics.

    Zoals aangegeven in het privacy gedeelte van deze privacy & cookies statement gebruiken wij een privacy vriendelijke variant van Google Analytics. Zo wordt uw IP-adres wordt geanonimiseerd en is ‘gegevens delen’ met Google uitgezet. Het privacy beleid van Google kunt u vinden onder deze link.

  • Social media cookies van derden
    Op onze website kunt u video’s van Intermail bekijken. Deze videos worden gehost door YouTube en zijn via de mediaspeler van YouTube op onze website te zien. YouTube plaatst een cookie op uw computer of mobiele apparaat en stuurt gegevens over uw kijkgedrag naar haar servers.

Verder bevat de website van Intermail bepaalde social media buttons, waaronder in ieder geval Facebook en Linkedin, waarmee u op een snelle en eenvoudige manier het Facebook en LinkedIn profiel van Intermail kunt kijken. Ook kan de website links bevatten naar (andere) websites van derden.
Intermail is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze sociale media kanalen en (andere) websites van derden, waaronder de plaatsing van cookies via deze kanalen en websites. Deze privacy & cookieverklaring is daarop dan ook niet van toepassing. Het bezoeken van dergelijke kanalen en websites is voor uw eigen risico en wij raden u aan bij het bezoek van deze kanalen en websites het beleid van deze derden op het gebied van privacy en cookies te raadplegen.

14. Kan ik de cookies uitzetten en verwijderen?

De meeste browsers zijn ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser echter opnieuw instellen om het plaatsen van cookies uit te zetten of aan te geven wanneer een cookie wordt geplaatst.
U kunt de cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser. De eerder gegeven toestemming wordt daarmee ingetrokken.

Indien u het plaatsen van cookies helemaal uitzet of de cookies verwijderd, kan het zijn dat de website niet optimaal werkt.